Osnove “elektronskog bon-tona”: Zašto je bitno da odgovorite na e-mail

Elektronska pošta ima svoja pravila, kao i klasično dopisivanje. Međutim, veliki broj ljudi jednostavno ignoriše ta pravila ili ih ne poznaje dovoljno.

Međutim, mnogi još ne znaju osnove pravila ponašanja prilikom slanja i odgovaranja na e-mail poruke.

Dovoljno je samo baciti pogled na ‘primljene poruke’ i lako ćete pronaći barem nekoliko poruka od kojih vam se diže kosa na glavi.

Od uključenog ‘Caps Locka’, preko neformalnog jezika u službenim porukama pa do eseja koje pojedinci pišu i šalju a u kojima ne govore ništa bitno.

Kao što se i u klasičnom dopisivanju i pisanju pisama primjenjuju određena pravila, tako i elektronska pošta sa sobom povlači karakteristična pravila ponašanja.

Kako biste izbjegli da vas smatraju neotesanim ili jednostavno bezobraznim, obratite pažnju na ova pravila.

Odgovorite na e-mail

Prvo i osnovno – odgovorite na e-mail (osim ako nije spam). Šta god da dobijete od poznatog ili nepoznatog pošiljaoca, kakav god sadržaj bio, pozdrav, zahtjev, molba – odgovorite. Zamislite da Vam se neko javi na ulici sa “dobar dan”. Da li ćete odgovoriti ili ga proći bez ikakve reakcije? Naravno, ako imate elementarno vaspitanje, uzvratićete pozdrav, bez obzira da li osobu poznajete ili ne.

Upozorite da ste na mobilnom uređaju

Koristite li mobilni telefon ili tablet za primanje e-mailova, dodajte u potpis napomenu ‘Poslato s mog (ime mobilnog uređaja)’ kako bi primalac ipak imao razumijevanja za vaše kratke odgovore ili eventualne greške.

Većina mobilnih uređaja u svom programu za e-mail ima opciju dodavanja napomene kada odgovarate s tog uređaja. Ukoliko pak koristite neku specifičnu aplikaciju, dodajte napomenu da ste na mobilnom uređaju u sam potpis u e-mailu.

Potpis mora biti jednostavan

Mnogi dolaze u afektu i kao potpis u mail dodaju različite slike ili animacije. Ne pretjerujte!

Komplikovani formati, logo vaše kompanije ili neka druga grafička rješenja mogu zakomplikovati primanje e-mail poruke.

Kod pojedinih aplikacija grafika neće biti prikazana, pa će umjesto vašeg potpisa stajati ‘image not displayed’, što izgleda i djeluje ružno.

Držite se one stare izreke ‘manje je više’. Neka vam potpis bude napisan u običnom fontu i smješten s lijeve strane.

Budite kratki i jasni

Niko ne želi čitati eseje u e-mailu. Koncentrišite se i sročite to što želite reći u nekoliko jasnih rečenica. Imate li potrebu za većim tekstom, radije ga napišite u posebnom dokumentu i dodajte u prilogu / attachmentu.

Natjerati primaoca da čita suvoparne rečenice u kojima nema konkretnih informacija ne samo da je zlobno, već može rezultirati i prekidom čitanja i brisanjem vašeg e-maila.

Napišite ono što želite napisati u nekoliko rečenica. Za sve ostalo, nazovite.

Nemojte slati velike priloge / attachmente

E-mail servisi prije su imali ograničenje na veličinu attachmenta koji je moguće poslati uz e-mail. Ograničenja su bila različita, a kretala su se od dva megabajta pa do 25 megabajta.

Danas takvih ograničenja gotovo da nema, ali to ne znači da možete nekome poslati 50 megabajta fotografija s godišnjeg odmora ili skeniranih dokumenata sa nedavnog sastanka.

Imajte na umu da primalac možda čita e-mail na mobilnom uređaju i da će mu takav prilog u mailu vjerovatno blokirati uređaj. Imajte na umu i da preuzimanje velikih fajlova zahtijeva brzu internet konekciju, koju nemamo baš na svakom mjestu.

Imate li potrebu poslati veliki attachment nekome, radije ga objavite na nekom od servisa za dijeljenje dokumenata (preporuka: Wetransfer.com) pa će mailom dobiti direktan link za preuzimanje fajla.

Vodite računa o tome kome pišete

Kao i kod klasičnih pisama, tako i u elektronskoj prepisci treba voditi računa o osobi koja će poruku čitati.

Šaljete li e-mail službeno, najbolje ga je započeti s ‘poštovani’ ukoliko ne znate tačno ko će ga čitati, odnosno s ‘poštovana gospođo’ ili ‘poštovani gospodine’ ukoliko poruku šaljete određenoj osobi.

U privatnoj prepisci oslovljavanje zavisi od toga koliko ste bliski s osobom s kojom se dopisujete. ‘Dragi’ ili ‘draga’ daju dojam prisnosti. U neformalnom dopisivanju oslovljavanje možete preskočiti i jednostavno početi s pozdravom poput ‘pozdrav’ ili ‘ćao’.

Isti je princip i kod pozdrava na kraju. U službenoj prepisci koristi se ‘S poštovanjem’ ili ‘Lijep pozdrav’, dok se u privatnoj prepisci mogu koristiti i ‘vidimo se’ ili slično.

Obavijestite kad nijeste u kancelariji

Za one kojima je e-mail glavni način komunikacije s poslovnim partnerima ili saradnicima, važno je da uvijek budu u toku s onim što se događa.

Međutim, postoje situacije kad jednostavno nijeste u mogućnosti kontrolirati e-mail poruke. U takvim slučajevima dobro je postaviti automatski odgovor na e-mail poruke kako bi pošiljaoci znali da poruku nećete vidjeti odmah.

Najčešće se u takve poruke stavlja obavještenje da nijeste u mogućnosti da pročitate i odgovorite na poruku u nekom očekivanom periodu te da ćete to učiniti nakon što se vratite u kancelariju. Ukoliko ćete biti odsutni duži periodu, dobro je napisati i kontakt osobe kojoj se pošiljaoci poruke mogu javiti umjesto vama.

Prosljeđivanje različitih e-mailova svima u imeniku

Da, e-mail poruka koju ste dobili od sekretarice s drugog sprata sa slikama mačaka vama je zanimljiva, ali ne morate je proslijediti baš svima.

Prosljeđivanje takvih e-mail poruka je zapravo ‘siva’ zona. Svi ih prosljeđuju i svi se, kad ih dobiju, žale da im takve poruke zatrpavaju elektronska poštanska sandučad.

Osim toga, oni koji prosljeđuju često ne razmišljaju i u proslijeđenoj poruci ostavljaju e-mail adrese svih prethodnih primaoca. Ne samo da tako dijele tuđe adrese okolo, već i povećavaju mogućnost da se te adrese nađu na udaru spama ili druge elektronske pošasti.

Zlostavljanje tipke ‘Odgovori svima’

E-mail poruke koje se šalju na nekoliko adresa veoma brzo mogu zatrpati sekciju Inbox ukoliko osobe koje na te poruke odgovaraju ne obrate pažnju na razliku između tipki ‘odgovori’ i ‘odgovori svima’.

Nemojte biti brzopleti. Ne samo jer ćete navući bijes ostalih primaoca, već i zbog toga što slučajno možete otkriti neku informaciju koja nije bila namijenjena drugima. ‘Odgovori svima’ birajte samo kada ste potpuno sigurni da poruka koju šaljete zaista mora stići na više adresa i tiče se svih osoba koje su na listi za slanje.

Da li je e-mail pravi izbor?

Postoje situacije u kojima je jednostavnije nazvati nekoga i u nekoliko minuta dogovoriti sve detalje oko kojih bi se inače satima dopisivali.

Međutim, u pojedinim slučajevima nužno je imati ‘pisani trag’ i tačne upute koje vam je neko poslao.

Stoga vodite računa o tome kada je primjereno slati e-mail poruku, a kada je jednostavno bolje nazvati.

Tako se, recimo, nećete naći u situaciji da se morate opravdavati kolegama zašto ste nekoga preporučili, a nekog drugog nijeste.

Tportal/Investitor.me