Ponedjeljak je najgori dan za zakazivanje sastanaka

Budimo iskreni: većina ljudi ne voli sastanke – oni su predugi, previše dosadni, prečesti i često ne postižu mnogo toga.

Nije ni čudo što se mnogi ljudi odjavljuju stavljanjem konferencijskih poziva na tiho, a zatim listaju e-poštu.

Geri Burnison, izvršni direktor u Korn Ferry, globalne konsultantske kompanije koja pomaže kompanijama da odaberu i zaposle najbolje talente – za CNBC-ov “Make It” analizira kada je najbolje sastančiti.

Ako ne sada, kada?

Pravi problem sa sastancima, sugerišu istraživači, je da su obično zakazani na najgori dan i u najgore vrijeme: ponedjeljkom ujutro.

Da budemo pošteni, ima smisla zašto to mnogi od nas to ionako rade. To je početak sedmice, pa zašto ne biste okupili tim i bili sigurni da su svi usklađeni?

No, Lin Tejlor, autorka knjige “Ukrotite svog groznog kancelarijskog tiranina: Kako upravljati djetinjastim šefom i napredovati u poslu”, tvrdi da su zaposleni najproduktivniji u ponedjeljak ujutro, pa je važno ne ometati njihovu koncentraciju ometajući ih sastancima.

“Budući da ste se povukli na nekoliko dana (kroz vikend), ova povratna radna jutra se najviše pamte do kraja sedmice”, kaže ona, prenosi Poslovni dnevnik.

Povrh toga, zaposleni će vjerovatno biti van  kancelarije ponedjeljkom, tako da će na svakom sastanku zakazanom za taj dan vjerovatno faliti mnogo njih.

Najoptimalnije vrijeme za rezervisanje sastanka je u utorak u 14:30 sati, prema studiji koju je sprovela YouCanBookMe, firma za savjetovanje rasporeda sa sjedištem u Velikoj Britaniji.

To vrijeme nije rano ujutro, a dan nije prekasno u sedmici. Tim je analizirao podatke s više od dva miliona odgovora na 530.000 poziva na sastanke.

Ako ne možete zakazati sastanak za utorak u 14:30 sati, onda su sredinom popodneva i sredinom sedmice sastanci najidealniji.

“Šta” je jednako važno kao i “kada”

Vrijeme je najdragocjenija roba za sve nas. Zato najuspješniji izvršni direktori i poslovni lideri uvijek imaju pristup “B.L.U.F.” (bottom line up front) kada su u pitanju sastanci.

B.L.U.F. se u suštini fokusira na ono što treba učiniti, ko će to učiniti i do kada.

B.L.U.F. je pristup u kojem su zaključci i preporuke smješteni na početku sastanka (ili teksta), a ne na kraju, kako bi se olakšalo brzo donošenje odluka. On se razlikuje od starijeg, tradicionalnog stila u kojem su zaključci i preporuke uključeni na kraju, slijedeći argumente i razmatranje činjenica.

Evo kako možete efikasno koristiti ovaj pristup ako želite maksimalno iskoristiti svoje sastanke:

1. Odlučite u koju kategoriju spada sastanak

Informativni: Koristi se za objavljivanje ili ažuriranje tima o nekoj temi. Svrha je osigurati da svi budu usklađeni. On može biti podsticaj na akciju, na neki način.

Donošenje odluka: Tu se više radi o utvrđivanju koje akcije treba preduzeti. To je najefikasnije kada se radi u malim grupama (kad imate više od tri do pet osoba, teško je donositi odluke).

Otkriće: Ovo je savršen sastanak za raspravu o problemima i mogućim rješenjima.

Brainstorming: Za ove kreativne sesije preporučuje se odlazak s radnog mjesta i izvlačenje ljude iz njihove zone udobnosti, od rutina i navika. Imati više učesnika znači više prilike za ljude da nahrane jedni druge s idejama, što je dobro.

2. Pravilo od 45 minuta

Pola sata je prekratko kada prvih pet do sedam minuta provedete u razgovoru o vremenu i za posao beznačajnim stvarima. Sastanak za sat vremena može razvući stvari (ja se slažem s teorijom da će ljudi uzeti sve vrijeme koje im dajete). Četrdeset pet minuta je obično slatka sredina. Za to vrijeme potražite rješenja koja su 80 odsto ispravna i 100 odsto moguća za izvršenje u odnosu na obrnuto.

3. Materijali “unaprijed” znači više od tri minute dugih obavještenja

Ako imate pripremne materijale za sastanak, morate dati ljudima dan ili dva za njihov pregled. Okretanje prezentacijskih slajdova zajedno s grupom, koja je s njima suočena po prvi put, gubitak je vremena.

4. Otvorite s namjerom, zatvorite s akcijom

Baš kao što ste postavili očekivanja za ono što želite postići (pristup B.L.U.F.), završite sastanak s akcionim planom. Prije nego što izađu ili se isključe iz konferencijskog poziva, svi moraju znati šta se od njih očekuje – i do kada.

5. Da li je to uopšte sastanak?

Ako jednostavno trebate doći do dna onoga što se doista događa, nije potrebno nazvati ga “sastankom”. Za hitne slučajeve, prikladno je navratiti u nečiju kancelariju (ili ih nazvati) nenajavljeno. Uhvativši ljude u trenutku, otkrićete da se lakše razotkrivaju i vjerovatnije će vam reći stvari koje nijesu službeno napisane, pripremljene i uvježbane.