Nemojte da napravite ove greške kad digitalizujete svoju firmu

U doba ubrzanog tehnološkog napretka, mala i srednja preduzeća se sve više suočavaju sa neizbježnom potrebom za digitalizacijom kako bi ostala konkurentna u dinamičnom poslovnom okruženju. Međutim, uprkos očiglednim prednostima koje digitalna transformacija može donijeti, ova preduzeća često nailaze na niz izazova prilikom započinjanja ovog ključnog procesa.

Zbog toga naš današnji sagovornik je Milica Škiljević Dragaš, implementator informacionih sistema u domaćoj IT kompaniji Data Design.

Milica upravo radi sa kompanijama od trenutka kada odluče da digitalizuju svoje poslovanje.

Šta su najveći problemi malih i srednjih preduzeća kada je u pitanju digitalizacija i transformacija poslovanja?

Istraživanje koje je sprovela SMB grupa o trendovima u digitalnoj transformaciji kaže da najveće brige i problemi pri implementaciji digitalnih tehnologija su na početku u samom izboru šta je kompaniji tačno potrebno. To je zbog toga što ne znaju šta će od ponuđenih rešenja ispuniti njihova očekivanja.

Zatim je najveći broj ispitanika naveo poteškoće u integraciji, a odmah zatim nedostatak IT osoblja i vještina, kao i nedovoljno vremena da se fokusira na implementaciju odabranog (digitalnog) rješenja.

Naša iskustva iz prakse su veoma slična. Svaka investicija u digitalizaciju nije samo novčana već i vremenska. Digitalizacija će sigurno uštedjete vrijeme i unaprijediti poslovanje, ali da bismo dotle došli potrebno je investirati vrijeme u podešavanje odabranog softverskog rešenja, a onda i naučiti zaposlene novom sistemu i načinu rada kako bi se osjetili svi benefiti.

Hajde da pričamo o jednom po jednom problemu. Na koji način je najbolje izabrati rješenje za digitalizaciju poslovanja? Kako da preduzetnici znaju koje je pravo rješenje za njih?

Ako možete da jasno definišite vaše probleme i šta biste željeli – već ste na pola puta ka rješenju. Istražite tržište i vidite šta sve postoji. E, tu možda dođemo do sledećeg problema jer kako izabrati između više različitih, a sličnih rješenja?

Evo nekoliko predloga: ako tek počinjete ovaj proces – fokusirajte se na evoluciju, a ne revoluciju. Softver je podrška postojećem sistemu, što podrazumeva da vi treba da imate već način rada koji je dobro organizovan i funkcioniše, a softver je tu da vas ubrza, automatizuje procese i pruži vam transparentnost, precizne informacije ili dodatne izvještaje.

Počnite od digitalizacije procesa koje morate da imate, na primjer, računovodstva. Po Statisti 64% malih i srednjih biznisa koristi softver za računovodstvo.

Zatim, zakažite sastanak sa prodajnim timom i pripremite pitanja za njih. Saznajte ko sve koristi to rješenje i da li tu ima drugih kompanija koje su sličnih djelatnosti i veličina kao vaše – to je znak da onda mogu sigurno da pomognu i vama.

Saznajte da li imaju lokalnu podršku tj. lokalno zaposlene ljude. Ova blizina omogućava brzo i efikasno rješavanje problema, smanjujući vrijeme zastoja u korišćenju novih tehnoloških alata. Lokalni tim ne mora da traži odobrenje centrale niti da čeka odgovore iz druge vremenske zone. Lokalni tim takođe ima sposobnost da prilagodi podršku specifičnim potrebama kompanije, što dodatno olakšava i ubrzava proces implementacije.

Ako planirate da, nakon što, na primer, digitalizujete računovodstvo, pređete na digitalizaciju drugih delova vašeg biznisa, onda je dobro da nađete partnera koji može da to svoje rješenje nadogradi. Na taj način ne morate da imate različita rješenja za različite djelove vašeg poslovanja, već možete da olakšate i sebi i svojim zaposlenima i imate sve na jednom mjestu.

Tiramisu ERP, softver na koji je naslonjen Digitalni računovođa, upravo pruža rješenje za cjelokupno poslovanje, obuhvatajući sve poslovne procese u jedno softversko rješenje.

Takođe, raspitajte se o tome kako izgleda proces implementacije kako biste bili sigurni da će se izabrano rješenje zaista koristiti i da ćete moći da dobijete sve očekivane benefite.

Šta su najveći izazovi u implementaciji i kako se rješavaju?

Kada se počinje sa nekim malim rješenjem, kao što je primjer koji sam spomenula – digitalizacija računovodstva (fakturisanja, komunikacije sa računovođom, izvještavanja, knjižena itd) i ako pričamo konkretno o našem rješenju Digitalni računovođa, tu nema mnogo izazova jer je rješenje lako za korišćenje. U zavisnosti od paketa koji izaberete, dobićete osnovne ili prilagođene šeme knjiženja i kontni okvir, onboarding proces koji podrazumeva naše prisustvo, edukaciju i uputstva za korišćenje platforme. Na klijentu je da uvede naviku da oni i njihov računovođa sve računovodstvene aktivnosti obavljaju uz pomoć ove platforme.

Kada vidite benefite ove male digitalizacije, pa se donese odluka da se digitalizacija širi, na primer na fakturisanje usluga, jednostavnu proizvodnju ili servis ili pak na maloprodaju, potrebno je jasno mapirati cio taj proces i krenuti korak po korak. Često treba organizovati migraciju podataka iz postojećeg sistema ili excel tabela u novi alat. Zatim zaposleni treba da prođu obuku o korišćenju tog alata i u početku je posebno važna podrška dok se svi ne uhodaju.

Šta da rade firme koje nemaju sopstvenu IT podršku i osoblje?

Ovo je često slušaj sa malim i srednjim firmama i zbog toga je važno da, kad birate vaše rješenje za digitalizaciju, birate i tim koji će vam pomagati da se to rješenje implementira.

Kod nas u Data Design-u, ja sam dio tima koji se time bavi. Nakon upoznavanja potreba klijenata, predstavljamo kako softver može da odgovori njihovim potrebama. Nakon toga krećemo u pripremu radnog okruženja softvera – kreiramo naloge njihovim zaposlenima, tražimo podatke koje treba da importujemo u određenom formatu (artikli, kupci, dobavljači…). Klijenti prolaze kroz obuku kako se koristi softver, a mi smo tu za podršku.

A kako da riješimo problem nedostatka vremena?

Znate onu priču o drvosječi koji ima mnogo posla i naporno radi svakodnevno i prekovremeno jer siječe drvo tupom testerom. Od žurbe, previše posla a premalo vremena, ne želi da zastane i izdvoji vrijeme da naoštri testeru ili nauči da koristi električnu sa kojom bi mogao da za kraće vrijeme uradi mnogo više. Mislim da ova metafora najbolje objašnjava taj problem nedostatka vremena.

Digitalizacija je tu neminovno rješenje i ako želite da opstanete nije pitanje da li ćete se, već kada ćete se digitalizovati. Ono što je važno je da izaberete dobrog partnera koji ima jasan proces implementacije rješenja i lokalni tim koji će raditi sa vama i vašim timom.

Kompanije koje pravilno struktuiraju ovaj proces omogućavaju svojim zaposlenima da brže usvoje nove vještine i da efikasnije integrišu digitalne alate u svoje svakodnevno poslovanje. Ovo ne samo da ubrzava implementaciju, već i pruža osnovu za stalno usavršavanje i optimizaciju poslovnih procesa.

Promo