Od excela do računovodstva u cloud-u: Evolucija računovodstva u agenciji Edea

U današnjem dinamičnom poslovnom okruženju, računovođe se suočavaju sa nizom izazova, od obrade velikog broja dokumenata, preko praćenja stalno mijenjajućih propisa, do osiguravanja tačnosti i pravovremenosti finansijskih izvještaja.

Po istraživanju koje je objavio Sage, čak 82% računovodstvenih firmi primjećuje da klijenti danas imaju mnogo veća očekivanje nego prije pet godina. Na primjer, Arbitrue navodi da skoro 60% malih biznisa ne očekuje da se uopšte viđa uživo sa svojim računovođom, a Forbes primjećuje da je računovodstvena profesija postala mnogo više od vođenja knjiga i platnih spiskova i da se očekuje da zauzme stratešku ulogu u planiranju budućnosti biznisa.

Da bismo saznali kako se računovođe nose sa ovim sve većim očekivanjima i šta im može pomoći da bolje, brže i efikasnije riješe ove izazove, razgovarali smo sa Adisom Pepić, vlasnicom renomirane računovodstvene agencije “Edea” iz Rožaja, koja od 2014. godine uspješno pruža špediterske i računovodsvene usluge na domaćem tržištu. Adisa će nam otkriti svoje uvide i savjete o tome kako optimizovati rad računovodstvenih timova, ispuniti očekivanja i osigurati efikasnost i tačnost u svakodnevnim zadacima.

Koliko se vaš posao promijenio u odnosu na to kako ste ga obavljali na početku karijere?

Promijenila su se očekivanja klijenata i njihov broj. Na početku ih je bilo manje, a danas ih imamo više od 100. Sa većim brojem klijenata imate nove izazove koje rješavate. Na primjer, kada smo počeli da radimo, napravili smo program u Excelu i koristili sam ga dvije, tri godine. Tada nam je funkcionisao, ali se proširio posao i bila nam je potrebna jača tehnološka pomoć kako bismo mogli da nastavimo da širimo poslovanje i pružamo dobru i tačnu uslugu. Excel ima mnogo prednosti ali i dosta mana.

Promijenila su se i očekivanja klijenata. Danas je osim tačnosti važna i brzina, a mnogi nam traže i dodatne finansijske izvještaje i informacije koje im pomažu u poslovanju.

Šta vam je najviše pomoglo i olakšalo posao kada vam se broj klijenata povećao?

U računovodstvu radite sa mnogo dokumenata i brojeva. Veoma je korisno da odredite šta možete da automatizujete ili da vidite kako da neke zadatke i aktivnosti obavljate brže. Nakon našeg programa koji smo koristili u početku, probali smo pet, šest različitih ali onaj koji se izdvojio od ostalih kada je fiskalizacija računa u pitanju je Digitalni računovođa, baziran na Tiramisu ERP-u. Iz godine u godinu, povećava nam se broj komitenata, čime se potvrđuje kvalitet poslovanja koji ne bi bio na ovom nivou da nijesmo izabrali Tiramisu i Digitalnog računovođu kao pravo softersko rješenje koje nam olakšava poslovanje.

Pregledniji je i jednostavniji za korišćenje. Ima mogućnosti koje ubrzavaju rad, kao, na primjer, kloniranje dokumenta i brža izrada novog računa. Možemo da za 10 sekundi izradimo račun, a u drugim programima bismo morali sve iznova da kucamo i radimo i trebalo bi nam 2-3 minuta.

Ovaj program preporučujemo i našim klijentima, jer je još jednostavnije ako i klijent i mi koristimo isti program. Onda možemo da jednostavnije komuniciramo i dijelimo dokumenta, mi brže dolazimo do informacija, a oni imaju i dodatne izvještaje koje program kreira.

Osim brzine, koja još funkcionalnost računovodstvenog softvera je važna u vašem poslu?

Da je jednostavan za korišćenje i dostupan na svim uređajima. Nijesmo stalno u kancelariji i veoma nam je bitno da je program na kojem radimo u oblaku (cloud-u), da možemo da mu pristupimo sa telefona. Imamo dosta klijenata gdje i naveče treba nešto da se pogleda ili uradi, pa nam je mnogo lakše sa telefona. Jednostavno prekopiramo i pošaljemo.

Kako vam softver pomaže da izađete u susret sve većim zahtjevima klijenata?

Kada imamo program u cloud-u možemo da radimo odakle želimo, da brže pristupimo podacima i pošaljemo klijentu šta traži. A ako i klijent koristi isti računovodstveni program kao i mi, možemo da ga naučimo kako da klikne dva dugmeta i da dobije informacije koje traži.

Vi ste isprobali različite softvere, šta je vaš savjet kako računovođe da izaberu program koji će im najviše pomoći?

Na tržištu postoji mnogo opcija i teško je kad se naviknete na jedan da pređete na neki drugi. Ali ako znate da ćete uz pomoć drugog programa brže i lakše obavljati posao, vrijedno je truda. Mi smo isprobali različite programe pa smo mogli da uporedimo. Zato sada znamo da je za fiskalizaiju najbrži i najjednostavniji Digitalni računovođa. Nijesmo stalno tu, imamo tim od 8 zaposlenih i lakše nam je kad je program jednostavan i ne moramo da ja objašnjavamo radnicima kako se šta koristi.

Nama je važno i to što su oni domaća kompanija, imaju lokalni tim koji nam izlazi u susret i u dogovoru sa njima možemo da dobijemo dodatne mogućnosti koje su nam potrebne u poslovanju. Zato je i u planu da se prebacimo da koristimo samo Digitalnog računovođu za sve poslovne operacije čim se naših nekoliko zahtjeva izvrši.

Na osnovu razgovora sa Adisom, jasno je koliko su tehnologija i efikasan softver ključni za uspješno vođenje računovodstvenog poslovanja.

Sage istraživanje je još prije četiri godine pokazalo da je čak 90% profesionalaca procijenilo da im tehnologija omogućava da povećaju produktivnost i bolje se fokusiraju na klijenta, a značajnih 67% računovođa preferira računovodstvo u oblaku jer vjeruje da cloud tehnologija doprinosi uspješnosti biznisa.

I Forbes u svom članku o budućnosti računovodstva zaključuje da “tehnologije poput cloud-based obrade podataka, automatizacije i napredne analitike samo mogu da osnaže računovođe.”

Kada pričamo o benefitima cloud računovodstva, važno je napomenuti i da je Xero naveo da “kompanije koje koriste cloud računovodstvo primijetile su 15% rast u godišnjem prihodu i bile su u mogućnosti da imaju 5 puta veći broj klijentata od kompanija koje ne koriste cloud računovodstvo.“

Uvođenje naprednih tehnoloških rješenja nije samo način da se olakša svakodnevni rad, već i da se računovodstvene usluge podignu na viši nivo, ispunjavajući sve veća očekivanja klijenata i omogućavajući im strateško planiranje i bolje vođenje poslovanja.