Kako organizovati korporativnu proslavu o kojoj će se dugo pričati

Piše: Aleksandar Pešić, Avokado

Korporativne proslave su oni posebni događaji kojima se raduje čitav kolektiv, jer se na ovaj način najčešće obilježavaju uspješna poslovna godina ili sjajni rezultati koji zaslužuju širu pažnju.

Organizacija korporativne proslave je samim tim vrlo odgovoran zadatak, jer sve treba da bude “pod konac”.

Opravdati povjerenje nadređenog koji vam je povjerio taj zadatak, oduševiti poslovne partnere i prirediti odličnu zabavu za kolege nije nimalo jednostavno, ali uz dobru organizaciju je vrlo izvodljivo i zabavno!

U nastavku donosimo kratak plan organizacije korporativne proslave, koja uz malo truda i izdvojenog vremena lako može postati najbolja koju je vaša kompanija vidjela. Na kraju ćete i sami biti zadovoljni dobro obavljenim zadatkom, kada budete pregledali slike sa proslave i čuli utiske kolega.

#1 Odredite svrhu korporativne proslave

Određivanje svrhe proslave je prvi korak u organizaciji ovakvog događaja. Kada odredite konkretan povod, biće vam mnogo lakše da sastavite spisak zvanica, odredite tok događaja i kreirate odgovarajuću atmosferu.

Ovo je veoma bitan momenat u čitavoj priči, jer od povoda zavisi na šta ćete staviti akcenat i kako ćete urediti cjelokupan ambijent. Na primjer, ukoliko je povod proslava Nove godine, sve će biti podređeno vašim kolegama, međuljudskim odnosima, zabavi i dobrom raspoloženju. Ukoliko je povod formalniji, organizacija korporativne proslave zahtijeva nešto drugačiji pristup.

Obilježavanje uspjeha kompanije na važnom projektu ili sklapanje dugoočekivane saradnje može biti odličan povod za korporativnu proslavu. U ovom slučaju, cjelokupan tok događaja treba da bude posvećen poslovnim rezultatima, predstavljanju nekog proizvoda i prezentacijama koje sadrže suštinu povoda.

#2 Utvrdite budžet i broj zvanica

Kada utvrdite svrhu korporativne proslave, možete da pređete na zvanice. Jedina stvar koja vas na ovom polju ograničava je budžet, pa prije nego što stavite na spisak sva imena iz poslovnog svijeta kojih se sjetite, realno procijenite koliko kompanija može da izdvoji novca za ovu priliku. Ovo je, naravno, dio u kome treba da se konsultujete sa nadređenima, ili sa osobom koja vodi finansije u kompaniji.

Nakon što utvrdite svotu koju imate na raspolaganju, možete da stavite na spisak i zvanice. Prvo se fokusirajte na aktere koji su najviše doprinijeli projektu / uspjehu / sklapanju saradnje zbog koje se proslava organizuje, a onda i na sve druge kolege i partnere koji bi trebalo da se nađu na proslavi. Ovo je još jedan segment u kome bi trebalo da se konsultujete sa odgovarajućim sektorom u firmi, pa spisak privedite kraju tek kada budete sigurni da je pregledan nekoliko puta, od strane vas i drugih kolega ili nadređenih.

#3 Organizujte mjesto i vrijeme proslave

Prije nego što obavijestite zvanice o događaju, morate znati mjesto i vrijeme održavanja. Neke kompanije mogu da se pohvale prostranim ambijentom, halama, konferencijskim salama i sličnim prostorijama koje su pogodne za organizaciju proslave. Ovo je najzahvalnije rješenje, ali ukoliko to nije slučaj, možete se odlučiti za dovoljno veliki restoran.

Restoran birajte prema broju gostiju, ali obratite pažnju i na obim usluge koju nudi. Najmanje briga ćete imati ako zakupite restoran koji nudi kompletno posluženje, ali i uslugu dekoracije i drugih detalja kojima vi u tom slučaju ne morate da se bavite. Sa osobljem dogovorite način posluženja i sve druge stvari koje su od važnosti, kako biste dobili besprekornu uslugu tokom proslave.

#4 Pobrinite se za logistiku i pomagače

Logistika je vrlo bitan faktor u organizaciji bilo kog događaja. Iako se čini kao sitnica, parking je od velike važnosti za ovakvu vrstu događaja, jer bi bilo šteta da čitav program događaja kasni zbog zvanica koje ne mogu da pronađu parking mjesto. Takođe, potrudite se da prijem i ulazak teku besprekorno, tako da se ne stvara bespotrebna gužva na ulazu koja u startu može upropastiti pozitivan utisak zvanica.

Kako biste sve ovo organizovali, trebaće vam pomagači. Već na početku organizacije okupite tim kolega koji je raspoložen da učestvuje u ovom važnom zadatku, a zatim objektivno i blagovremeno rasporedite sve zadatake, tako da vi sami ne budete preopterećeni svim aspektima organizacije. Ovo je jedini način da se sve pripremi i organizuje na vrijeme, a svaki posao je lakši ukoliko se podijeli na nekoliko manjih zadataka.

#5 Atmosfera i tok događaja

Za atmosferu je najvećim dijelom zaslužna muzika. Kod ovog dijela budite pažljivi, jer muzički bendovi ili orkestri nijesu prikladni za svaku vrstu povoda. Ukoliko se u dogovoru sa kolegama odlučite na muzičku podlogu, pokušajte da izaberete bend koji će zadovoljiti ukus većine, a koji istovremeno neće biti suviše napadan. Ipak bi u centru pažnje trebalo da se nađu poslovni uspjesi koji se obilježavaju.

Zbog toga bi bilo dobro da sastavite program večeri, u koji ćete implementirati važna obraćanja, prezentacije, pregled rezultata i slično. Muzika je dobrodošla tek nakon ovog formalnog dijela, koji i jeste stvrha čitavog događaja. Pobrinite se i za dekoraciju, fotografa i druge detalje koji će značajno uticati na atmosferu i goste.

Ovo su najvažniji koraci u organizaciji uspješne korporativne proslave, a ako ih sve ispoštujete, bićete vrlo zadovoljni rezultatima svog truda. Kvalitetan organizacioni tim, uz blagovremenu realizaciju predviđenih zadataka je formula za svaki uspješan događaj, a to važi i za korporativnu proslavu vaše kompanije.