5 savjeta kako da organizujete vrijeme i budete efikasniji na poslu

Veliki dio uspješnosti u upravljanju vremenom je organizacija.

Ali, šta ako ste vi neorganizovana osoba? To nije nešto čega se treba da se stidite, jer možda nikada nijeste naučili odgovarajuće organizacione vještine ili se možda borite s nečim što je izvan vaše kontrole, poput ADHD-a.

Iako ste možda jedan od onih koji se snalaze u haosu i dalje je važno da znate da upravljate svojim vremenom – bilo da ste prirodno organizovana osoba ili ne. Kada ne upravljate dobro vremenom rokovi vas guše, projekti ostaju nedovršeni, a važni zadaci zaboravljeni, što na vas utiče stresno, a kompaniju dovodi u opasnost, piše portal poslovnipuls.com.

Stoga, dobra vijest je da prateći 5 navedenih savjeta možete bolje da upravljate svojim vremenom bez obzira na to koliko ste neorganizovani.

Procijenite kako provodite svoje vrijeme

Ponekad vam se čini da nemate dovoljno sati u danu kako biste izvršili sve svoje obaveze, odradili posao u zadatom roku ili pak samo uživali u stvarima koje vas opuštaju?

Razlog zašto nijeste uspješni u upravljanju vašim vremenom može biti vaš način života. Na primjer, ako radite 12 sati na dan morate najprije utvrditi zašto. Ako preuzimate previše zadataka trebalo bi da počnete dio da prosljeđujete drugima. Možda radite 12 sati dnevno zbog toga što ste svakih pet minuta na telefonu, zato probajte da isključite vaše mobilne uređaje dok radite i na taj ćete način odraditi više posla u kraćem vremenu.

Prvi korak u upravljanju vremenom je procjena kako provodite vaše vrijeme svakodnevno. Možete koristiti aplikacije za praćenje vremena ili papir i olovku kako biste zabilježili šta ste radili, kada i koliko dugo.

Pametno organizujte svoje vrijeme

Upravljanje vremenom je zaista teško, zato ukoliko želite to uspješno da obavljate možete koristiti planer. Posjedovanje kalendara kako biste rasporedili vrijeme što djelotvornije, kao i kako biste se podsjetili na neke važne događaje ili zadatke od velike je važnosti.

U svoje planere zapisujte listu svakodnevnih aktivnosti koje je potrebno zabilježiti, poput sastanaka, rokova projekata, društvenih događaja i slično. Nemojte da planirate aktivnosti za svaki sat u danu, jer to može da bude frustrirajuće. Potrebno je da imate i malo vremena za odmor, kao i za neočekivane situacije.

Planirajte, određujte prioritete i dovršite zadatke

Mnogo ljudi ne uspijeva pravilno da upravlja vremenom upravo zato jer nijesu planirali, postavljali prioritete i dovršavali zadatke. Rješenje ovog problema leži u stvaranju rutine. Za početak, to može da bude kreiranje nedjeljnog rasporeda s najvažnijim zadacima. Za njih postavite odgovarajuće vremenske okvire i budite konzistentni, te se držite jednakih okvira kroz cijelu nedjelju. Na primjer, ako provjeravate vaše e-mailove u 8 sati ujutro i narednih dana to činite u isto vrijeme.

Sve kompleksnije zadatke podijelite u manje, lakše upravljive djelove za koje možete postaviti realnije vremenske okvire.

Izbacite loše navike

Jedan od potencijalnih razloga vaše neorganizovanosti nerijetko su i loše navike koje ste razvili tokom vremena, a koje vas sprječavaju u dobroj organizaciji. Kako biste naučili bolje da upravljate svojim vremenom, potrebno je da se oslobodite tih istih navika, poput preuzimanja više posla nego što možete da izvršite. U takvim situacijama naučite da kažete ne.

Nemojte da se oslanjate na vaše pamćenje jer koliko god ono dobro bilo može vas iznevjeriti. Sa sobom uvijek nosite bilježnicu kako biste mogli sve da zapišete, od vaših misli i ideja, do raznih svakodnevnih bilješki.

Multitasking je, iznenađujuće, takođe jedna od loših navika. Obavljanje više stvari odjednom nije djelotvorno, jer teže dovršavamo zadatke pred nama konstantnim prebacivanjem misli s jednog zadatka na drugi. Stoga je potrebno da se fokusirate na dovršavanje jednog po jednog zadatka.

Naučite kako da upravljate distrakcijama

Ponekad će biti trenutaka kada će na vaše vrijeme uticati brojni spoljni faktori, poput neočekivanih gostiju ili sastanka. Prema tome postoji nekoliko načina kako da upravljate tim spoljnim uticajima.

Jedan od njih je postavljanje tačnog vremena kada ćete da odgovorite na telefonske pozive ili mailove, a kada ste na poslu isključite sve notifikacije koje Vas mogu ometati. Drugi način je da utvrdite vrijeme kada ste slobodni za interakciju, a u momentima zauzetosti postavite vidljive znakove i time upozorite ostale na nedostupnost.

Biti neorganizovan ne mora nužno da bude loše. Fokusiranje na pronalaženje adekvatne tehnike kojom ćete upravljati svojim vremenom je poželjno, ali to što je jedna osoba imala uspjeha koristeći jednu metodu ne znači da će ista odgovarati i vama.

Zato ne treba da se bojite i budite spremni da isprobate različite načine i ideje sve dok ne pronađete onu koja vam pomaže da svoje vrijeme iskoristite najbolje moguće.